Gestão de tarefas para escritórios
Todo mês a mesma rotina, e nenhum prazo esquecido.
Para escritórios de contabilidade, advocacia, arquitetura e outros serviços profissionais, o Task4.Work organiza cada cliente como um espaço e cada caso, obra ou obrigação como um projeto. As rotinas mensais se abrem sozinhas no começo do período, o prazo pode ter hora marcada, e o cliente manda documentos e aprova entregas num portal só dele.
O dia de quem atende muitos clientes com prazo
A rotina mora na cabeça de alguém
Fechamento, guia, relatório mensal: se a pessoa que lembra sai de férias, o prazo passa.
O documento que o cliente não mandou
Cobrado por e-mail, por telefone e por WhatsApp, e ninguém sabe dizer quando foi pedido.
“Quem aprovou essa versão?”
A planta, o parecer ou o relatório circulou em anexos. Na hora da dúvida, o aceite não está em lugar nenhum.
O que muda na prática
A rotina se repete sozinha
Todo mês, toda semana ou a cada trimestre: a tarefa abre no começo do período, com checklist, responsáveis e prazo.
Prazo com dia e hora
O prazo é um dia por padrão e pode ter hora marcada. O que atrasou aparece em vermelho, num clique.
O cliente pede e envia pelo portal
Solicitação com descrição e anexos, num portal só daquele cliente (sem acesso ao que é interno).
A entrega tem aceite registrado
Parecer, planta ou relatório aprovado no portal, com quem aprovou e quando.
Calendário de entregas
As datas que o cliente cobra, separadas do prazo de cada tarefa e visíveis para o time inteiro.
O vocabulário é o seu
Espaço vira “Cliente”, projeto vira “Processo” ou “Obra”. A ferramenta fala a língua do escritório.
Um mês típico
As rotinas do mês se abrem sozinhas para cada cliente, já com responsável, checklist e prazo.
O cliente envia os documentos pelo portal. O que falta fica à vista, cliente por cliente.
O aviso chega a quem é responsável. O que está atrasado aparece em um clique no quadro.
O relatório mostra as horas por cliente e o que foi entregue no prazo.
O que ele não faz: O Task4.Work não é um sistema contábil nem jurídico: não calcula tributo, não gera guia e não acompanha processo em tribunal. Ele organiza as tarefas, os prazos, os documentos e o aceite em volta disso.
Os recursos usados todo dia
Gestão de tarefas
O quadro do time: Kanban, lista, Gantt, prazo e horas.
/gestao-de-tarefas →Portal do cliente
Um portal por marca, com login próprio e recorte por projeto.
/portal-do-cliente →Aprovação do cliente
Aprovar, pedir ajuste ou reprovar (com o histórico da decisão).
/aprovacao-do-cliente →Gestão de demandas
Pedido do cliente, de outra área ou de reunião vira atividade com dono e prazo.
/gestao-de-demandas →Personalização
Nomenclatura, campos, colunas, cargos e modelos de atividade.
/personalizacao →Reuniões em tarefas
Anotações do Gemini, do Teams e do Read.ai viram atividades, sem bot na chamada.
/reunioes-em-tarefas →Qual plano atende este cenário
O plano de um escritório é o Profissional (R$ 49 por pessoa/mês): é nele que estão os clientes sem teto, o portal para o cliente pedir e enviar documentos, a aprovação registrada e o calendário de entregas. As rotinas recorrentes já estão no Essencial (R$ 29), que atende 1 cliente e 5 projetos em andamento.
Ver a tabela completaPerguntas que chegam antes de assinar
Dá para criar uma tarefa que se repete todo mês?
O cliente consegue mandar documentos?
O cliente vê o que o escritório faz internamente?
Comece pela rotina do mês
Cadastre as tarefas que se repetem para um cliente e veja o mês seguinte se abrir sozinho.